INTRODUCCIÓN
La gestión de las comunicaciones es indispensable para lograr el éxito de un proyecto. Esta gestión inicia con la identificación de los interesados, de aquí que, es sumamente importante para el gerente de proyecto tener la habilidad de reconocer a todos los interesados en el proyecto, y entender la importancia de la comunicación que se debe mantener con cada uno de ellos. Los interesados en el proyecto son personas que se verán afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto y que a su vez, tienen una influencia, sea esta de menor o mayor rango, De aquí surge la importancia de la gestión de los interesados.
El objetivo del presente documento es realizar un análisis comparativo entre el décimo capítulo del PMBOK Guide, correspondiente a la Gestión de las Comunicaciones, y el décimo capítulo del libro “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó, qué corresponde a “Comunicaciones”.
Este documento se realizó en base a la lectura del material didáctico de la semana, al libro para la administración de proyectos, PMBOK y al libro propuesto de Lledó. Sin embargo, siempre se requiere profundizar estos conocimientos para lograr una buena formación del director de proyecto y que este adquiera las habilidades necesarias que lo conviertan en un buen comunicador, y que logre mantener a todos los interesados comunicados en el avance del proyecto, y de igual manera que sepa gestionar las necesidades de los mismos.
La Gestión de las Comunicaciones en Proyectos está involucrada en casi todas etapas del proyecto: inicio, planificación, ejecución y monitoreo, es por esto que un gerente de proyecto debe tener la habilidad de ser un buen comunicador, y de desarrollar un plan, de tal manera de tener establecido qué información debe ser transmitida a quiénes y en qué momento. Es de igual manera importante que el gerente de proyecto sepa identificar a todos los interesados, ya que todos ellos tienen un cierto nivel de influencia en el proyecto.
De acuerdo al PMBOK, una buena gestión de las comunicaciones se logra siempre y cuando el gerente de proyecto tenga ciertas habilidades de comunicación, como por ejemplo: saber escuchar, cuestionar para un mejor entendimiento, educar para mejorar los conocimientos de su equipo de trabajo, confirmar información, persuasión para que una persona o equipo realice una acción determinada, resolución de conflictos, etc.
El PMBOK Guide ha definido cinco procesos para la gestión de las comunicaciones:
1. Identificar a los interesados
2. Planificar las comunicaciones
3. Distribuir la información
4. Gestionar las expectativas de los interesados
5. Reportar el desempeño
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
La identificación de los interesados es el primer proceso de gestión de las comunicaciones, y se desarrolla en la fase de iniciación del proyecto. Este es uno de los procesos más importantes en la ejecución de un proyecto, ya que es en esta fase en la que se definen cuáles de los interesados apoyan la ejecución del proyecto, quiénes están se oponen, qué nivel de influencia y poder tiene cada uno de ellos, de igual manera, aquí se identifican a los patrocinadores del proyecto.
Es importante, como se menciona en el PMBOK, realizar una clasificación de los interesados, y desarrollar una estrategia para lograr un “acertamiento a cada interesado y determinar el nivel y tiempo de involucramiento para maximizar las influencias positivas y mitigar los posibles impactos negativos” (PMI, 2008).
Entradas
La principal entrada para este proceso es “Requerimiento de Recursos para la Actividad”. De igual manera, son importantes los factores ambientales de la organización, como la cultura, estructura, y los activos de procesos, como los procedimientos de contratación, de remuneración, etc.
Al definir los roles y responsabilidades de cada uno de los recursos, de acuerdo a Lledó, es necesario tener en cuenta los tipos de poder existentes.
Técnicas y herramientas
Entre las técnicas y herramientas se encuentran los organigramas y descripción de cargos, creación de relaciones de trabajo y teoría de la organización. Los organigramas y descripción de cargos son herramientas indispensables dentro del desarrollo del plan de recurso humano. Existen algunos formatos de presentación de la estructura del recurso humano del proyecto y para la descripción de las funciones de cada miembro. Gráficas mostrando la jerarquía de cada miembro de los equipos, matrices que señalan los roles y responsabilidades, textos que describen de forma detallada cada rol y responsabilidad, y otros formatos, como por ejemplo los histogramas, que pueden señalar el período de tiempo que se requiere cada recurso.
Salidas
El plan de recurso humano obtenido de este proceso forma parte del plan de manejo de proyecto, como se había señalado anteriormente, en este se describen los roles, responsabilidades, habilidades, competencias, autoridad de cada miembro del equipo de trabajo, el calendario de recursos, las necesidades de formación y el reconocimiento y recompensas.
ADQUIRIR EL EQUIPO DE TRABAJO
“Adquirir el equipo de trabajo es el proceso de confirmar la disponibilidad del recurso humano y obtener el equipo necesario para completar el proyecto” (PMI, 2008).
Entradas
Este proceso tiene como entradas el acta de constitución del proyecto, documentos de contratación, factores ambientales de la empresa y activos organizacionales de procesos.
Técnicas y Herramientas
El PMBOK establece las siguientes técnicas y herramientas: análisis de interesados y el criterio de experto. En relación a Lledó, en el PMBOK se hace un análisis más profundo de las herramientas propuestas, señalando los pasos a seguir durante el análisis y proponiendo algunas alternativas para la clasificación de los interesados.
Salidas
Como resultado de este proceso se obtiene el registro de los interesados y la estrategia de gestión de los interesados.
PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
“El plan de comunicaciones responde a las necesidades de información y comunicaciones de los interesados” (PMI, 2008). En este proceso se define “quién necesita la información, cuándo la necesitarán, cómo les será entregada, y quién la entregará” (PMI, 2008). Lledó en este proceso propone las mismas preguntas planteadas en el PMBOK.
Entradas
Las entradas de este proceso son el registro de los interesados, la estrategia de gestión de los interesados, los factores ambientales de la empresa, y los activos organizacionales de proceso.
Técnicas y Herramientas
Las técnicas y herramientas que se mencionan en el PMBOK Guide son el análisis de los requisitos de comunicación, tecnología de comunicación, modelos de comunicación y métodos de comunicación.
Salidas
De este proceso se obtiene el plan de comunicación y la actualización de los documentos del proyecto.
DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN
“Distribuir la información es el proceso de poner a disposición de los interesados la información relevante conforme lo planificado” (PMBOK, 2008). Se podría decir que distribuir la información es poner en marcha el plan de comunicaciones.
Entradas
De acuerdo al PMBOK Guide, este proceso tiene tres entradas el plan de gestión de proyecto (que incluye el plan de comunicaciones), reportes de desempeño y los activos organizacionales de procesos.
Técnicas y herramientas
Las técnicas y herramientas que se aplicarán en este proceso son los métodos de comunicación y las herramientas de distribución de la información. En esta sección, Lledó realiza una profundización en algunos de los métodos y herramientas de comunicación.
Salidas
Se obtiene como resultado de este proceso la actualización de los activos organizacionales de proceso, entre los que se incluyen: (Lledó, 2009)
· Notificaciones sobre el proyecto a los interesados
· Presentaciones del proyecto e informes de avance
· Retroalimentación de los interesados
· Documento de lecciones aprendidas
GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS
“Gestionar las expectativas de los interesados es el proceso de comunicar y trabajar con los interesados para alcanzar sus necesidades y resolver los conflictos cuando se presenten” (PMI, 2008).
Conforme se manifiesta en el PMBOK Guide, “gestionar las expectativas ayuda a incrementar la posibilidad de éxito del proyecto asegurando que los interesados entiendan los beneficios y riesgos del proyecto” (PMI, 2008). En este proceso se manifiestan las habilidades de comunicación y persuasión del director del proyecto.
Entradas
Este proceso tiene como entradas el registro de los interesados, la estrategia de gestión de los interesados, el plan de gestión del proyecto, registro de problemas, registro de cambios y activos organizacionales de proceso.
Técnicas y herramientas
Las técnicas y herramientas propuestas para este proceso son los métodos de comunicación, habilidades interpersonales y habilidades gerenciales. El PMBOK, lista algunas de las destrezas interpersonales y gerenciales con las que debe contar el gerente de proyecto.
Salidas
Se obtiene como resultado de este proceso la actualización de los activos organizacionales de proceso, solicitudes de cambio, actualizaciones al plan de gestión del proyecto y actualizaciones a los documentos del proyecto.
REPORTAR DESEMPEÑO
El reporte del desempeño, de igual manera es un proceso sumamente importante en la etapa de control y monitoreo del proyecto. Los reportes contienen información como reportes de estatus, mediciones de progreso y pronósticos.
Entradas
PMBOK Guide señala a las siguientes como entradas del proceso: plan de gestión del proyecto (de donde se obtienen las líneas base), información del desempeño del trabajo, mediciones del desempeño del trabajo, pronósticos de presupuesto y activos organizacionales de proceso.
Técnicas y herramientas
Las técnicas y herramientas propuestas para este proceso son análisis de varianza, métodos de proyección, métodos de comunicación y sistemas de reporte. El PMBOK Guide, en relación a Lledó, realiza un análisis más profundo de las técnicas y herramientas planteadas para este proceso.
Salidas
De este proceso se obtienen los reportes de desempeño, actualizaciones de los activos organizacionales de proceso y solicitudes de cambio (que pueden salir de acciones correctivas tomadas para corregir desviaciones en el desempeño).
CONCLUSIONES
· Las comunicaciones son una parte esencial en el desarrollo de un proyecto, ya que las comunicaciones nacen de la identificación de los interesados (stakeholders), de aquí que, un plan adecuado de comunicación influirá positivamente en el éxito del proyecto.
· Es de suma importancia la identificación y clasificación de los interesados, ya que de esta manera se podrá potenciar la influencia positiva de los mismos, y evitar cualquier problema que pueda provenir de algún interesado opuesto a la ejecución del proyecto.
· En este capítulo, en relación al noveno, el PMBOK Guide realiza un análisis más profundo de la gestión de las comunicaciones comparándolo con el libro de Lledó.
BIBLIOGRAFÍA
· Lledó, Pablo. Director Profesional de Proyectos, Grupo Sinergia, 2da Edición, 2009.
· PMI, PMBOK Guide, PMI, 4ta Edición, 2008.
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